Vezetőként hogyan készülj fel a home office-ra?

A járvánnyal kapcsolatos korlátozásokat illetően csak az biztos, hogy semmi nem biztos, így nem tudhatjuk, mikor kell esetleg ismét otthoni munkavégzésre átállítanunk a csapatunkat. Tavasszal már szereztünk némi tapasztalatot, és most már váratlanul sem ér a kihívás: összegyűjtöttem néhány tippet, vezetőként hogyan készülj fel a home office-ra.

1. Kérdezd meg a kollégáid, mik voltak a negatív tapasztalataik tavasszal, hogy ezeket esetleg ki lehessen javítani

A legfontosabb, hogy kezdeményezz kommunikációt az alkalmazottaiddal, hogy érezzék, szeretnél mindent megtenni azért, hogy hatékonyan és kényelmesen dolgozhassanak otthonról. Beszéljétek át, mivel kapcsolatban voltak nagyobb elakadások, mi ment nehézkesen, és kezdjétek el megtervezni, hogyan lehetne ezeken javítani.

2. Ha van HR-es kolléga, kérd meg, készítsen egy összeállítást a megfelelő otthoni iroda kialakításáról

Ezzel a témával most már tele az internet, úgyhogy könnyű lesz kutatásokat végezni, viszont szintén egy figyelmes gesztus a munkatársaid felé, ha egy praktikus guide-ot adsz nekik. Az otthoni munka hatékonysága és komfortérzete nagyban függ attól, hogy az emberek az otthonukban is meg tudják-e teremteni az ideális körülményeket a munkához, aminek nagyon sok szempontja van: a kényelmes szék és asztal, a családi zajok kiszűrése, és az is, hogy továbbra is különítsék el a munkaidőt a szabadidőtől.

3. Ne ellenőrizd túl őket

Arról, hogy egy kolléga elvégezte-e a feladatát, nagyon könnyen meg lehet győződni az eredmény megtekintésével. Ne ellenőrizd túl home office idején se a kollégákat, ne akard rajtakapni, hogy ebéd után sétált egy órát a kutyával, tehát máris LÓG, egyszerűen azt tartsd figyelemmel, hogy el van-e végezve a munka, aminek el kell. Ahogy erről már korábban írtam, diákmunkát is lehet éppen ezért távmunkában végeztetni, ha látod, hogy eredményes.

4. Ne tarts túl sok meetinget, de bátorítsd a csevegést

Ez szintén a túlzott kontroll elkerüléséről szól: ne tarts állandóan online meetingeket, mintha ettől jobban foglalkoznának a munkával. Lehet ötleteket lopni viszont az agilis munkavégzés módszereitől. A napindító megbeszélés lényege, hogy azok a kollégák, akik azonos projekten dolgoznak, minden reggel tartanak egy 20 perces meetinget, ahol mindenki elmondja, mivel haladt, hol akadt el, és mit tervez az adott napra.

Ezek tényleg nem kell 20 percnél hosszabbak legyenek, viszont a kollégáknak is segítség, hogy mentálisan ráhangolódjanak a munkanap kezdetére, és a feladatok alakulása is jól követhetővé válik.

Bátorítsd őket arra, hogy csevegjenek, egyeztessenek egy-egy kérdésben közösen, ami egy kicsit kiváltja az irodai kávézások rituáléját is: akinek nehézséget okoz a home office, annak az egyik legfőbb problémaforrás a magányos munkavégzés – támogasd, hogy ez az online térben is elkerülhetővé váljon.

5. Ne küldj nekik e-maileket este

A munka és a magánélet szétválasztása home office idején kiemelt figyelmet igényel, hiszen nem jár “helyváltoztatással”, könnyen összefolyik a kettő. A mentális egészség megőrzése érdekében azonban fontos, hogy ugyanúgy megmaradjon a munkaidő és a szabadidő.

Ehhez te úgy is hozzá járulhatsz, ha nem küldesz este e-maileket a beosztottjaidnak. Ha te mégis ekkor dolgozol, fontold meg, hogy reggelig piszkozatban hagyod, és csak akkor küldöd el a levelet. Miért? Ennek pusztán pszichés jelentősége van, ha este tízkor meglátja a telefonján az e-mailed, úgy érezheti, elvárod tőle, hogy foglalkozzon vele, és ő nem teljesít eléggé, ha nem reagál ilyenkor is.

6. Éreztesd a munkatársaiddal, hogy számíthatnak rád

Azzal együtt, hogy tavasszal volt már egy home office, ez még mindig nem a megszokott, rutinból működő munkamenet. A szokatlan bizonytalanságot szül, amit nem mindenki kezel jól. Vezetőként azzal segíthetsz a legtöbbet az alkalmazottaidnak, ha érezteted velük, hogy számíthatnak rád. Nem egy számonkérő és ellenőrző főnök vagy a fejük felett, hanem szeretnél mindent megtenni, hogy ők úgy tudjanak dolgozni, mint máskor. Érdeked is, hiszen a céged akkor működik a legjobban, ha ők jól érzik magukat munka közben, ezáltalá jól és hatékonyan tudnak dolgozni.