A munkaerőigény pontos felmérése a hatékony működés elengedhetetlen feltétele. Különösen igaz ez olyan időszakokban, amikor megnő a terhelés: például nyáron vagy az ünnepi szezonban. Sok HR-es és cégvezető küzd azzal, hogy nehezen tudja megállapítani: csak időszakos túlterheléssel van dolguk, vagy már tartós munkaerőhiány alakult ki a vállalatnál? A kettő megkülönböztetése határozza meg, hogy milyen foglalkoztatási formák (pl. diákmunka, munkaerő-kölcsönzés) nyújtanak ideális megoldást.
Mi a különbség a szezonális és a tartós munkaerőhiány között?
A szezonális munkaerőhiány egy jól körülhatárolható időszakra korlátozódik, például a nyári szabadságolások, ünnepi időszakok vagy kiemelt projektek idejére. Ilyenkor a meglévő csapat alapvetően elegendő az éves átlagos feladatmennyiséghez, és csak időszakosan növekednek az igények. Ezzel szemben a tartós munkaerőhiány állandó jelleggel fennáll, azaz a szervezet folyamatosan túlterhelt, gyakran küzd betöltetlen pozíciókkal, magas fluktuációval, vagy éppen bővül, de nincs elegendő belső utánpótlás. A két helyzet megkülönböztetése kulcsfontosságú, mert teljesen eltérő HR-stratégiákat igényel. Mutatjuk, mire figyelj a felmérésnél!
Mik a szezonális túlterhelés jelei?
A szezonális túlterhelés általában jól előre jelezhető: tipikus példák a nyári szabadságolások, a karácsonyi csúcsidőszak, a turisztikai szezonalitás, vagy egy-egy nagyobb projekt, kampány. Ilyenkor a meglévő csapat mellett plusz kapacitásra van szükség.
A szezonális túlterhelés jellemzői:
- minden évben ugyanabban az időszakban nő meg a terhelés
- a munkatársak csak rövid ideig túlterheltek
- a plusz feladatok jellege nem állandó, hanem időszakos (pl. megrendelés- vagy ügyfélszám-növekedés)
- a törzsgárda tagjai egyébként stabilak, nem a fluktuáció nő
Mikor beszélhetünk tartós munkaerőhiányról?
Ha a túlterhelés már nem időszakosan jelentkezik, hanem állandósul, akkor a cég tartós munkaerőhiánnyal küzd. Ez mélyebb szervezeti problémára utalhat, ami hosszú távú HR-stratégiát igényel.
A tartós munkaerőhiány jellemzői:
- folyamatos nyitott állások, nehezen betöltött pozíciók
- magas fluktuáció, gyorsan cserélődő munkavállalók
- a túlterhelés folyamatos
- a meglévő munkatársak kiégést, elégedetlenséget jeleznek
Hogyan mérd fel a céged igényeit?
- Elemezd az előző év adatait
Nézd meg, mely időszakokban nőtt meg a forgalom, a terhelés vagy az ügyféligény – és azt is, meddig tartott. - Kérdezd meg a csapatot
A munkatársak visszajelzése sokat elárul: ha azt mondják, egész évben túlterheltek, akkor nem elég a szezonális pótlás. - Vizsgáld meg a feladatok jellegét
A komplex, stratégiai feladatokra inkább főállású kollégák kellenek; a betanítható munkákra viszont ideális a diákmunka, az iskolaszövetkezeti foglalkoztatás, akár hosszú távra is. - Számolj költséget és kapacitást
Ha csak 1-2 hónapos csúcsidőszakra kell plusz ember, sokkal költséghatékonyabb ideiglenes munkaerőt bevonni, mint új kollégát felvenni.
Milyen HR-megoldások segíthetnek?
Szezonális túlterhelésre a leggyorsabb és legköltséghatékonyabb HR-megoldások közé tartozik a diákmunka iskolaszövetkezeten keresztül és a munkaerő-kölcsönzés. Az iskolaszövetkezetek révén a cég akár pár nap alatt hozzájut rugalmasan mozgósítható diákmunkaerőhöz. A munkaerő-kölcsönzés szintén jó opció lehet szezonális csúcsidőszakokban, különösen, ha speciális tudású vagy tapasztalt ideiglenes dolgozókra van szükség. Ezek a megoldások gyorsak, rugalmasak és alacsony adminisztrációs teherrel járnak.
Tartós munkaerőhiány esetén azonban mélyebb, hosszú távú HR-stratégiai lépésekre van szükség. Az átfogó toborzási stratégia kialakítása segít meghatározni, hol és hogyan érdemes új munkavállalókat megszólítani, míg az erős employer branding, vagyis a munkáltatói márkaépítés vonzóbbá teszi a céget a piacon. A gyakornoki programok jó lehetőséget adnak arra, hogy fiatal tehetségeket vonj be és képezz ki saját igényeid szerint, a belső tehetségmenedzsment pedig segít azonosítani és fejleszteni a már meglévő dolgozókat, akik hosszú távon is képesek előrelépni. Ezek a megoldások befektetés-jellegű eszközök, amelyek idővel stabilizálják a cég munkaerőhelyzetét.
Hogyan segít a diákmunka a szezonális munkaerőigény kezelésében?
A diákmunka ideális megoldás a szezonális csúcsidőszakok munkaerőigényének kielégítésére, mert gyorsan mozgósítható, rugalmas és költséghatékony. Iskolaszövetkezeten keresztül a cégek akár néhány nap alatt találhatnak olyan nappali tagozatos diákokat, akik bevethetők adminisztratív, logisztikai, kereskedelmi vagy ügyfélszolgálati feladatokban. A diákok bevonása lehetővé teszi, hogy a cégek úgy növeljék ideiglenesen a kapacitást, hogy közben nem kell hosszú távú kötelezettségeket vállalniuk vagy jelentős bérköltségeket terhelniük a költségvetésre. Ráadásul a fiatalok gyorsan tanulnak, agilisak és szívesen vállalnak részmunkaidős vagy eseti munkákat is.
Milyen kérdéseket tegyél fel a munkaerőigény felméréséhez?
A pontos munkaerőigény-felméréshez érdemes az alábbi néhány kérdést átgondolni:
- Mely időszakokban növekedett meg a terhelés az elmúlt években?
- Melyik részleg vagy feladatkör érzi leginkább a hiányt?
- Mennyi ideig tart az extra leterheltség? Pár hét, hónap?
- Milyen gyorsan kell reagálni: napok, hetek, hónapok alatt?
- Van-e olyan feladat, ami betanítással akár diákoknak is átadható?
Ezek a kérdések segítenek pontos képet kapni arról, hogy szezonális vagy tartós megoldásra van szükséged.
Hogyan számold ki, mennyi munkaerőre van szükséged?
A szükséges munkaerő meghatározásához először becsüld meg, mekkora az extra feladatmennyiség a csúcsidőszakban. Gondold át, hány plusz műszakot vagy projektet kell lefedni, és ezt oszd el a várhatóan bevonható ideiglenes dolgozók kapacitásával (pl. heti 20-30 óra diákonként). Ne felejtsd el beleszámolni a betanítás idejét, a pihenőidőket és az esetleges fluktuációt sem. Ha pontos számokkal dolgozol, elkerülheted, hogy túl kevés vagy éppen túl sok plusz munkaerőt szervezz be.
Miért fontos előre tervezni a szezonális munkaerőigényt?
Az előzetes tervezés a kulcsa, hogy a szezonális időszakokban zökkenőmentesen működjön a cég. Ha időben felméred az igényeket, előre meg tudod szervezni a toborzást, a betanítási időszakkal együtt. Így a szezon közepén már nem kell kapkodnod vagy kompromisszumos megoldásokhoz folyamodnod. Ráadásul az iskolaszövetkezetek és más foglalkoztatók is jobban tudnak neked segíteni, ha előre tudják, mikor, hány főre lesz szükséged. A jó tervezés csökkenti a stresszt a HR és a meglévő csapat számára is.
Összefoglalva, a cégek munkaerőigényének pontos felmérése elengedhetetlen ahhoz, hogy a megfelelő HR-megoldásokat választhassák, akár szezonális túlterhelésről, akár tartós munkaerőhiányról van szó. Az ideiglenes megoldások – például a diákmunka vagy a munkaerő-kölcsönzés – gyors, rugalmas segítséget nyújtanak a csúcsidőszakok áthidalására, míg a hosszú távú hiány kezeléséhez átfogó toborzási és megtartási stratégiákra, valamint tudatos belső építkezésre van szükség. Ha a HR felismeri a cég valós igényeit, hatékonyabban tud reagálni a munkaerőpiaci kihívásokra, és stabil, elégedett, elkötelezett csapatot építhet. A jól átgondolt döntések nem csak az aktuális problémákat oldják meg, hanem megalapozzák a jövő sikereit is.
