Mindenki olvasta már a cikkeket, amelyek arról szólnak, hogy egy alkalmazott a 8 órás munkanapjából átlagosan 3-at tölt hatékony munkavégzéssel. A vezetőknek erre felszalad a szemöldökük, és sokan a szigorú kontroll, a mikromenedzselés irányába indulnak el, ami viszont nem vezet eredményhez. A következménye az, hogy minden még lassabban halad, mert a vezető napja is csak 24 órából áll, és mindent átnézni képtelen, a cég pedig globális stratégia nélkül marad, ha ugyanez a vezető az apró részletekben vész el. Mit lehet tenni, hogy valóban hatékonyabb legyen a munkahelyi hatékonyság?
1. Időtervezés a feladatokhoz
Minden projektet érdemes részfeladatokra bontani, amihez már a tervezés fázisában hozzá lehet rendelni annak idő-igényét. A feladat elvégzője és a projektvezető közösen meg tudják állapítani, egy bizonyos feladat mennyi időt vesz előre láthatóan igénybe, ezt pedig könnyű követni.
Természetesen előfordul, amikor egy feladat a vártnál hosszabb ideig tart, mert akadályokba ütközik, de folyamatos kommunikációval ez is követhető. Így pedig látható, hogyan is tölti ki a munkavállaló a munkaóráit, hiszen látjuk a feladatokat és az arra szánt időt.
2. Tarts szüneteket
Az időbeosztásnak legyen része a szünet is, hiszen nem vagyunk képesek megállás nélkül intenzív fókuszált munkára. A túlterhelés kiégéshez vezet, az pedig szintén gyengébb teljesítményt eredményez. Legyenek szünetek, amik a feltöltődést szolgálják, és ha tudsz, arra is figyelj, hogy egy nehezebb feladat után egy könnyebbel kelljen foglalkoznia egy-egy alkalmazottnak.
Ha a szünetek is részei a tervnek, és keretet kapnak, nem nyúlik másfél órásra a kávézás sem.
3. Határozz meg kisebb és nagyobb határidőket
Az első ponthoz tartozik, de mivel jelentős hatékonyság-növelő tényező, külön is kiemelhető. A határidő, és annak számonkérése jelentősen növeli a munkahelyi hatékonyságot. Ennek feltétele, hogy a határidők reálisak legyenek, ha az előre jelzett, valós akadály miatt ezek meghosszabbíthatók, ugyanakkor valóban számon is kéred őket.
A munkavállalók munkáját könnyíted meg, ha kisebb határidőket is szabsz, és nem csak a projektet lezáró egy nagy határidőt. Ha ők nem is tudják olyan jól beosztani az idejüket, a kisebb egységekre tagolás ebben segít. Te pedig pontosan fogod látni, hol tart egy adott projekt.
4. Szervezz jól vezetett megbeszéléseket
A meetingeknek legyen pontos célja, időkerete, és ne hagyd, hogy nagyon elkalandozzanak. Ha egy kérdés megvitatása elakad, vagy halaszd későbbre, vagy hozz döntést, de minden esetben legyen egy olyan személy, aki az adott megbeszélést irányítja, és tesz róla, hogy az a meghatározott időkeret végére elérje a célját.
5. Igyekezz minimálisra csökkenteni a figyelemelterelő tényezőket
Mindannyian ismerjük az érzést, amikor egy komolyabb elmélyülést igénylő munkát inkább hazaviszünk, mert akkor tudjuk majd megcsinálni, amikor senki nem szól közbe, nem szakítja félbe a gondolatmenetünket. Egy irodában ezt nehéz megvalósítani, különösen mióta divatba jöttek az egylégterű irodák. Amikor tőlem 5 méterre egyszercsak hangosan kezd el telefonálni a kolléga, amikor állandóan odajön valaki, hogy ezt és ezt szeretné mondani, akkor a hatékonyság jelentősen csökken, hiszen minden alkalommal vissza kell zökkenni, újra felvenni a gondolatmenetet.
Igyekezz kialakítani egy olyan munkahelyi kultúrát, ahol a munkavállalók nem zavarják egymást: itt nagyon fontos a kommunikáció, ne a vezető szabályozza, hogy a kollégák mikor szólhatnak egymáshoz, mégis érdemes kialakítani közösen egy keretrendszert, ami szabályozza az interakciókat.
Fontos tehát, hogy nem a kontroll és a nyomás teszi hatékonyabbá a munkavégzést, hanem a feladatok alapos és átlátható tagolása, és a fókuszálást minél inkább elősegítő munkahelyi környezet kialakítása. A hatékonyan elvégzett munkával pedig mindenki jól jár.