Hogyan irányítsunk egy vállalatot távmunkában?

Vezetői management feladatok home office-ban távoli munkavégzésben

Habár már egy év tapasztalatunk van a területen, sokan nem érzik sikeresnek a csapatuk vezetését távmunkában, és az a benyomásuk, hogy a munka így kevésbé hatékony. Ennek nem kell így lennie, de az tagadhatatlan, hogy sajátos vezetői készségeket kell elsajátítani ebben a struktúrában. Összeszedtem, én mit tapasztalok, ami jelentős segítség lehet.

A vezetőknek nem csak ahhoz kellett gyorsan alkalmazkodni, hogyan állítsák át vállalkozásuk tevékenységét az online térbe, hogyan szolgálják ki vevőiket, ügyfeleiket új módon, és hogyan tartsák versenyképesen a cégüket, de azt is meg kellett tanulni, hogyan irányítsunk egy csapatot távmunkában. Milyen vezetői készségekre van most szükség, melyek azok az igények a munkavállalók részéről, amelyeket ők nem mondanak ki, de nekem kell felismernem, és elvárnak tőlem? Hogyan motiváljam a munkavállalóim és mit tehetek, hogy hatékonyan tudjanak dolgozni?

Ezeket mind meg kell tanulni, és ha jól csináljuk, azt is észrevehetjük, hogy az új helyzet előnyeit is ki lehet használni.

Hogyan irányítsd tehát a csapatod távmunkában?

1. Határozd meg a munka módszerét

A távmunka a munkavégzés módszereiben jelentős változást hozott, a legtriviálisabb példát hozva: megszűnt annak lehetősége, hogy átszaladok a másik irodájába, és kérek tőle valamit. Az elsődleges feladat ezeknek a változásoknak a felismerése, és az alternatív megoldás meghatározása. Miért van erre szükség? A példánál maradva, ha nem a vezető határozza meg a kommunikáció új módját, akkor mindenki a saját megoldását hozza, ami káoszhoz vezet. Lesz, aki e-maileket írogat, mások chat üzenetekben beszélnek a munkáról, valaki pedig a rég bevezetett, de sosem használt projekt-menedzsment eszközt kezdi intenzíven használni. Az eredmény? A kollégáknak hat különböző platformról kell összegyűjteniük a munkához szükséges információt, ami fárasztó, átláthatatlan, és jelentősen csökkenti a munka hatékonyságát. A vezető feladata felismerni, melyek azok a területek, ahol új megoldásokra van szükség, és meghatározni, hogy mik legyenek ezek: milyen módon kommunikálunk, hogyan prezentáljuk az elkészült feladatokat, stb.

2. Állíts fel pontosan meghatározott célokat a csapatodnak

Tisztázd, mit vársz el, milyen eredményeket szeretnél és kinek mi a feladata, és ehhez milyen határidő tartozik. Ezek olyan kapaszkodót adnak a kollégáknak, ami tervezhetővé teszi a munkát, és a nap beosztását. Vedd számításba, hogy van, aki kisgyerekkel, otthoni tanításban kell segítsen a sulival kapcsolatos teendőkben, vagy olyan térben lakik, ahol a szintén otthonról dolgozó párjával nem tudnak két külön helyiségbe elvonulni, így a hagyományos munkaidő kényszerből is felborul. Ez nem jelenti azt, hogy az illető nem fogja elvégezni a munkáját, vagy kevesebbet dolgozik, csak máshogy kell beosztania az idejét. A legtöbbet tehát úgy segíthetsz, ha határidőket adsz, a megbeszéléseket pedig időben beütemezed, hogy mindenki tudjon vele tervezni. Ha mindenki tudja, pontosan mi a feladata, és mit várnak el tőle, akkor saját maga meg tudja tervezni, hogyan fogja azt elvégezni – te pedig bízol bennük, hiszen azért vetted fel őket, mert tudod, hogy jó szakemberek és elvégzik a munkájukat.

3. Kommunikálj

A fentieken felül is kommunikálj intenzíven és folyamatosan. Ne elvárásokat és számonkéréseket, ne kérdezd meg tíz percenként, hogy hol tart a másik, hanem arról informáld őket, mit ért el a csapat, mennyit haladtunk a projekt egészével. Ez a fajta kommunikáció megerősítő hatással bír, az alkalmazott tudja, hogy minden halad a megszokott módon, ő nem marad ki semmiből, nincs valamilyen nagy krach a cégen belül, amiről csak neki nem szólt még senki – ezek fontos visszaigazolások. Egy kutatás szerint azoknak az alkalmazottaknak, akik fel akarnak mondani a munkahelyükön, 60%-uk állította, hogy a rossz kommunikáció miatt teszi ezt. A nyitott, egyértelmű kommunikáció a munkamorálnak is jót tesz, és a hatékonyságot is növeli.

Mindezek a vezetői magatartások nem csak a távmunkára érvényesek – ugyanúgy vonatkoznak a hagyományos irodai rendszerben végzett munkára is. Távmunkában azonban különös jelentőséget kapnak, és a hiányuk ilyenkor mutatkozik meg igazán.