A hibrid munkavégzés 3 alapszabálya

hibrid munkavégzés otthoni munkavégzés home office munka hatékonyság

Az elmúlt egy év home office tapasztalatai után sokan nem szeretnének visszamenni heti 5 napra az irodába, ugyanakkor a kollégák társaságára és a hatékony együtt dolgozásra is vágynak: így vezeti be egyre több cég a hibrid munkavégzést. Hogyan kerüld el ennek a buktatóit? Mit tehetsz, hogy az irodai napok ne a társas csevegések ideje legyen a munka helyett? Vagy fordítva, hogy ne az legyen az eredmény, hogy az alkalmazottak csak az irodai napokon dolgoznak, az otthoni munkavégzést pedig “szabadidő”-nek tekintik?

A hibrid munkavégzés nagyon hatékony forma lehet, ha a vállalat jól szervezi meg a működését. A munkavállalók elégedettebbek, mert kiegyensúlyozottabb lehet a munka-magánélet egyensúly – az otthoni munkába belefér, hogy délelőtt elintéz valamilyen ügyet, vagy korábban el tudja hozni a gyermekét az iskolából, és ez nem zavar be a munkavégzésbe sem. Otthoni munkában jobban el lehet mélyedni egy feladatban, lehetőség van jól átgondolni a komplex munkákat.

Az irodai napok pedig lehetőséget teremtenek arra, hogy a közös ötletelések hatékonyak legyenek, egymás szavába vágva is halljuk egymást, senki nem marad le a beszélgetés egy részéről gyengébb internet kapcsolata miatt. A találkozások erősítik a csapatszellemet, megmarad a kollégák személyes viszonya, mindenki érzi, hogy csapatban dolgoznak. A cég számára ráadásul kedvezőbb heti 2 napra kibérelni egy irodát, mint állandó helyiséget fenntartani.

Lehet tehát egy kiváló egyensúlyt találni ebben a formában, de, ahogy a bevezetőben is írtam, elképzelhető ennek ellenkezője is. Mit tehetünk, hogy kihozzuk a legtöbbet a hibrid munkavégzésből?

1. A hatékonyság stratégiájának kidolgozása

A hibrid munkavégzésre nem lehet úgy átállni, mintha az ugyanolyan lenne, mint a korábbi munkavégzés – csak két külön helyszínen zajlana. Úgy kell alakítani a projekteket, hogy illeszkedjenek ehhez a munkamódszerhez. A legegyszerűbben megfogalmazva, a személyes jelenlét alkalmával meg kell beszélni azokat a feladatokat, amiket majd otthon elvégeznek a csapat tagjai, ezekben aztán elmerülhetnek az otthon töltött napokon, a következő találkozáskor pedig meg kell beszélni, ki hol tart, és ennek alapján tovább lépni.

Ez komplexebb látásmódot kíván, és hosszú távú tervezést igényel a vezetőtől. Pontosan át kell látni, honnan hová akarunk eljutni, ez teszi lehetővé, hogy a közös megbeszélések végén konkrét feladatokat kapjanak a csapat tagjai, mégpedig annyit, ami ki fogja tölteni az otthon töltött napok munkaóráit. Innentől kezdve a számonkérés egyszerű.

2. Rutin kialakítása

Bár az elmúlt egy évben volt lehetőség kikísérletezni, kinek hogyan működik a legjobban a home office, ebben a helyzetben sok volt az átmeneti megoldás és a kényszerhelyzet. Más lesz az otthoni munkavégzés akkor, ha a gyerekek közben iskolában vannak, az otthoni munkavégzés pedig teljesen szabad időbeosztású – hiszen ennek pont az lesz a lényege, hogy a megbeszéléseket a személyes találkozások napjára ütemezzük.

Ilyen helyzetben nagy szükség van az egyéni rutin kialakítására – amiben támogatást adhat a HR-es is a munkavállalóknak. Nagyon kényelmes lehet és semmi akadálya, hogy valaki a munka megkezdése előttre ütemezze az edzést, vagy ebéd után kitakarítja a lakást, de mindannyian megtapasztaltuk, hogy ha nem határozunk meg egy napirendet, akkor nagyon könnyű szétcsúszni és végül nem megcsinálni a feladatokat. A napi rutin kialakítása nem megy mindenkinek könnyen, céges feladat lehet erre tréninget szervezni, egyénileg segíteni.

3. Munka és magánélet szétválasztása

A hibrid munkavégzés másik buktatója lehet, amikor az alkalmazottak az otthoni munkavégzéssel töltött napokat úgy élik meg, mint egy 24 órás munkanap. Ha nem jövök el 5-kor az irodából – ami egyfajta jele annak, hogy mára végeztem a munkával-, hiszen benn sem voltam, akkor jogosan elvárható, hogy este 7-kor is válaszoljak egy e-mailre? Ha a kanapén dolgozom, hogyan szabaduljak fel a munkavégzés végén, ha továbbra is a kanapén maradok, és itt veszek a kezembe egy könyvet, vagy kapcsolom be a tévét?

Buta példák, a lényeg, hogy mind időben, mind térben el kell választani otthoni munkavégzés idején is a munkát a magánélettől. Lehet, hogy ilyenkor 11-től 7-ig tart valakinek a “munkaideje”, mert neki így kényelmes, de akkor ragaszkodjon hozzá. Mondja el a többieknek is, hogy így dolgozik, és a délelőttöt tényleg töltse azzal, ami miatt 11-re időzítette a kezdést. Lehetőség szerint a munka terét is érdemes úgy kialakítani, hogy itt kizárólag dolgozzon az ember, a szabadidejét a lakás egyéb pontjain töltse. Ezek apróságok, de sokat jelentenek a mentális egészség megőrzésében.

A hibrid munkavégzés kiváló forma, de szervezést igényel, komplex látásmódot, segítségével viszont elérhető, hogy a csapat tagjai mind jobban érezzék magukat, és a munka hatékonysága is növelhető.